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École d'anglais
Une école de conversation anglaise locale basée à Osaka nous a sollicités pour trouver une solution à leur gestion du personnel et des étudiants.
À l'époque de leur demande, cette école comptait plus de 300 étudiants, 20 enseignants, 15 membres du personnel japonais et possédait 5 succursales réparties dans toute la ville d'Osaka.
Malgré leur nombre important d'étudiants et de personnel, ils utilisaient encore des méthodes de gestion rudimentaires et sont venus nous demander des idées.
Taux élevé d'erreurs humaines
L'un des principaux problèmes rencontrés par cette école de conversation anglaise était le taux élevé d'erreurs de gestion, ce qui entraînait de nombreux malentendus chez les étudiants concernant la planification des cours.
Chaque cours pour chaque étudiant était inscrit sur un calendrier simple, et les notifications des horaires de cours confirmés étaient envoyées manuellement par e-mail à chaque étudiant par un membre du personnel.
Toute erreur dans ces e-mails manuels affectait directement les étudiants, pouvant entraîner des absences ou des présences à des moments incorrects.
Our Solution
Nous avons mis en place un système CRM pour automatiser autant que possible, permettant de réduire la gestion manuelle des horaires.
Grâce à notre CRM personnalisé, nous avons créé un registre des étudiants et un système de contact pour envoyer automatiquement des notifications contenant une copie confirmée des cours hebdomadaires des étudiants, ce qui reflétait parfaitement le calendrier de gestion des cours de l'école.
Ainsi, le personnel n'avait plus besoin d'envoyer d'e-mails et pouvait laisser le système s'en charger.
Taux alarmant de retards du personnel
Le deuxième défi auquel l'école était confrontée concernait son personnel plutôt que les étudiants.
La plupart des enseignants d'anglais étrangers travaillaient à temps partiel et avaient des horaires différents chaque semaine, en fonction de leurs demandes et des réservations des cours dans les différentes succursales de l'école.
Bien que les enseignants soient informés de leur emploi du temps une fois par semaine, ils rencontraient souvent des problèmes. Par exemple, ils se trompaient d'heure ou se rendaient à la mauvaise succursale, ce qui entraînait des retards voire des annulations de cours.
Notre solution
En complément du système automatisé pour les étudiants, nous avons aussi mis en place un système de gestion des enseignants.
Celui-ci incluait la gestion des profils des enseignants, les demandes d'horaires de travail et les plannings hebdomadaires.
Au lieu d'envoyer manuellement un e-mail chaque semaine, l'école pouvait désormais programmer des e-mails automatiques pour rappeler aux enseignants leur horaire et leur lieu de travail la veille.
Valeur Vie Client courte
Le dernier défi auquel cette école de conversation anglaise était confrontée était le nombre d'étudiants abandonnant leurs études, réduisant ainsi considérablement la Valeur Vie Client (LTV).
En moyenne, les étudiants ne restaient pas plus de 12 mois.
Pour compenser ces pertes, l'école se concentrait sur l'acquisition de nouveaux clients plutôt que sur le prolongement de la durée d'études des élèves dans l'établissement.
Notre solution
Nous avons d'abord recommandé à l'école d'améliorer l'ambiance d'apprentissage, l'attitude des enseignants et les avantages offerts aux étudiants en général.
En ce qui concerne le système CRM, nous avons intégré une fonction permettant à l'école d'envoyer des e-mails automatisés à des étudiants ciblés du registre, en fonction de leur classe et de leur ancienneté dans l'école.
À chaque étape, l'école est ainsi en mesure d'envoyer une variété d'e-mails. Ces derniers incluaient notamment des mises à jour sur les événements réguliers, des coupons de réduction et de précieux conseils pour l'apprentissage. Cette approche a permis de renforcer la connexion entre l'école et ses étudiants, au-delà de la relation avec les enseignants.
Our Solution
Résultats
Diminution des erreurs de réservation
Les rappels automatisés quotidiens des cours aux étudiants ont considérablement réduit le nombre d'erreurs d'horaires. Avant l'utilisation de notre système CRM, notre client avait en moyenne entre 13 et 15 cas par mois. Après sa mise en place, il ne rencontrait qu'1 ou 2 incidents isolés en moyenne.
Ponctualité accrue
Grâce aux rappels réguliers des horaires aux enseignants, nous avons constaté une nette diminution du nombre de retards et d'absences. Ainsi, le nombre de leçons annulées en raison du retard des enseignants a été réduit de moitié.
Augmentation de la LTV
En améliorant la communication et la confiance entre l'école et les étudiants, la LTV moyenne d'un étudiant s'est étendue à 1,5 an. L'école continue d'explorer différentes méthodes, mais elle a constaté une différence immédiate après avoir mis en place le système CRM.
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