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영어 학교
우리는 오사카에 본사를 둔 한 지역 영어 회화 학교로부터 직원 및 학생 관리에 대한 솔루션을 제공해 달라는 요청을 받았습니다.
문의 당시, 이 학교는 300명 이상의 학생, 20명의 교사, 15명의 일본 직원, 그리고 오사카 시 전역에 위치한 5개의 지점을 운영하고 있었습니다.
많은 학생과 직원을 관리해야 했음에도 불구하고, 그들은 여전히 기본적인 관리 방식을 사용하고 있어 우리에게 아이디어를 요청했습니다.
높은 인적 오류율
이 영어 회화 학교가 가진 여러 문제 중 첫 번째는 관리 오류율이 높아 학생들이 수업 일정에 대해 많은 오해를 하게 되었다는 점입니다.
각 학생의 모든 수업은 기본적인 캘린더로 관리되었고, 확인된 수업 시간에 대한 알림은 직원이 수작업으로 작성한 이메일로 학생들에게 하나씩 발송되었습니다.
이러한 수작업 이메일에서 발생한 오류는 학생에게 직접적인 영향을 미쳤습니다.
학생들은 수업을 놓치거나 잘못된 날/시간에 오는 경우가 많았습니다.
Our Solution
우리는 가능한 한 많은 자동화를 통해 CRM 시스템을 구현하여 '수동'으로 일정을 관리할 필요성을 줄였습니다.
커스텀 CRM을 통해 학생 명단과 연락처 시스템을 만들고, 학생들의 주간 수업에 대한 확인 사본과 같은 알림을 자동으로 발송하도록 했습니다. 이는 학교의 수업 관리 캘린더를 완벽하게 반영하는 것이었습니다.
직원들이 이메일을 보내야 할 필요성을 없애고, 모든 것을 시스템에 맡길 수 있게 되었습니다.
직원들의 심각한 지각 문제
학교가 직면한 두 번째 문제는 학생이 아닌 직원과 관련된 것이었습니다.
대부분의 외국 영어 교사들은 파트타임으로 근무하며 매주 다른 일정으로 배치되었습니다.
그들의 근무 시간과 학교 지점은 요청 사항과 학교의 수업 예약에 따라 달라졌습니다.
학교는 매주 한 번만 교사들에게 일정을 통보했습니다.
그러나 통보가 있더라도 교사들은 시작 시간을 혼동하거나 잘못된 학교 지점으로 가는 등의 문제를 자주 일으켰습니다.
이로 인해 수업이 지연되거나 때때로 취소되는 경우가 발생했습니다.
우리의 솔루션
학생들을 위한 자동화 시스템 외에도, 우리는 교사 관리 시스템도 구현했습니다.
이 관리 시스템은 교사 프로필, 근무 시간 요청 및 주간 일정 관리를 포함했습니다.
매주 한 번 수동으로 이메일을 보내는 대신, 학교는 교사들에게 근무 시간과 장소를 전날 자동으로 알리는 이메일을 설정할 수 있었습니다.
짧은 고객 수명 가치(LTV)
이 영어 회화 학교가 직면한 마지막 문제는 학생들의 중도 탈락으로, 이로 인해 고객 수명 가치(LTV)가 매우 짧아졌다는 점입니다.
학생들은 평균적으로 회화 학교를 12개월 이상 다니지 않았습니다.
학생 이탈을 보완하기 위해 학교는 고객 유치에 노력을 기울이고 있었으며, 학생들이 학교에 머무는 시간을 늘리려는 노력은 하지 않고 있었습니다.
우리의 솔루션
우리의 첫 번째 조언은 학교가 학습 환경, 교사의 태도, 그리고 학생들에게 전반적으로 더 많은 혜택을 제공하도록 돕는 것이었습니다.
하지만 CRM의 경우, 우리는 학교가 특정 학생들에게 자동으로 이메일을 보낼 수 있는 기능을 추가했습니다. 이 기능은 학생들이 어떤 수업에 참여하고 있는지, 그리고 학교에 얼마나 오랫동안 다녔는지에 따라 맞춤형으로 작동합니다.
각 단계에서 학교는 CRM을 활용해 다양한 이메일을 보낼 수 있습니다. 이러한 이메일에는 정기적인 이벤트 소식, 독점 할인 쿠폰, 그리고 유용한 학습 팁 등이 포함될 수 있습니다. 이러한 다양한 소통 방식은 학교와 학생 간의 관계를 크게 강화하여 단순히 교사와의 연결을 넘어설 것입니다.
Our Solution
결과
감소된 예약 실수
학생들에게 수업에 대한 일일 자동 알림을 통해 잘못된 수업 일정의 수가 크게 줄어들었습니다. 우리 CRM 도입 전에는 월평균 13-15건의 사례가 있었지만, 이후에는 평균 1-2건의 분리된 사건만 발생했습니다.
향상된 시간 엄수
교사들에게 정기적인 스케줄 알림을 통해 지각 및 결석하는 교사의 수가 감소했습니다. 따라서 교사의 지각으로 인해 취소된 수업의 수가 절반으로 줄어들었습니다.
증가된 고객 수명 가치
학교와 학생 간의 소통과 신뢰를 증가시킴으로써 일반 학생의 고객 수명 가치(LTV)가 1.5년으로 증가했습니다. 학교는 여전히 다양한 방법을 시도하고 있지만, CRM 도입 후 즉각적인 변화가 나타나는 것을 느꼈습니다.
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